Na temat tego, jak zorganizować konferencję biznesową, aby była udana, powstało już wiele poradników. Pierwszą kwestią, jaką trzeba rozstrzygnąć jest to , czy organizować takie przedsięwzięcie samemu, czy też scedować to na barki doświadczonej w tej tematyce firmy. Osoby, którym zależy na ograniczeniu kosztów z pewnością zdecydują sie na pierwsze rozwiązanie. Z wyjścia numer dwa skorzystają ci, dla których najważniejsza jest oszczędność czasu.
O czym pamiętać organizując konferencję?
Jest kilka punktów, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę podczas organizowania konferencji. Wśród nich trzeba wymienić choćby miejsce. Sala przeznaczona pod konferencje powinna być na tyle duża, aby mogła bez problemu pomieścić wszystkich gości, jacy zostaną zaproszeni. Istotne jest także jej zaplecze technologiczne. Dzisiejsze prezentacje są zupełnie inne niż te, wygłaszane jeszcze kilka lat temu. Obecnie przekazywanej treści towarzyszy niezwykle rozbudowana oprawa graficzna.
Noclegi dla gości – czy trzeba się o nie martwić?
To zależy od tego, jak długo trwa konferencja. Rozwiązania są dwa – można albo odpowiednio podnieść opłatę za udział w konferencji i w jej cenie zaproponować zaproszonym gościom nocleg w pobliskim hotelu. Jest to dobre wyjście w sytuacji, gdy wydarzenie zaplanowane jest na więcej niż jeden dzień. W przypadku konferencji jednodniowych nie trzeba martwić się noclegiem. Jeżeli ktoś będzie chciał zostać dłużej, to zorganizuje sobie hotel na własną rękę.
Jak zadbać o wyżywienie?
O ile kwestia noclegu nie jest w żaden sposób obowiązkowa, o tyle w dobrym tonie jest zaprosić gości na poczęstunek. W trakcie całego dnia warto zaplanować kilka przerw na kawę oraz coś słodkiego, a także jedną dłuższą przerwę, podczas której goście będą mogli zjeść smaczny posiłek na ciepło. Obiady dla gości może zapewnić firma cateringowa, chyba że konferencja jest organizowana na terenie hotelu, to wówczas można skorzystać z oferty hotelowej restauracji.
Catering na konferencji – na co uważać?
Oferty firm cateringowych są niezwykle różnorodne. Nie da się ukryć, iż organizacja takiego wydarzenia, to ogromne koszty i sporo osób szuka oszczędności gdzie tylko może. Przy wyborze firmy cateringowej jednak nie warto oszczędzać. Trzeba się skupić przede wszystkim na tym, aby oferowane posiłki były smaczne, zdrowe i przygotowane ze świeżych produktów. Warto wcześniej zamówić danie testowe oraz zasięgnąć opinii dotyczących jakości obsługi od wcześniejszych klientów.